Laurent AVIGNON
Président du Groupe ProPager

Créée en juin 1994, ProPager est une agence européenne de communication citoyenne avec une expérience de plus de 20 ans dans la conception et la mise en oeuvre des projets à vocation européenne : événements, conférences, concours, campagnes d'information.
Les activités de ProPager rayonnent dans toute l’Europe, grâce au dynamisme de ses filiales ProFusion à Bruxelles, ProPagator à Varsovie et de NEWS (North, East, West, South)Travel agence de voyages. 

ProPager Groupe

est constitué de 4 sociétés

ProPager

siège social à Paris
ProFusion

succursale basée à Bruxelles

ProPagator

succursale basée à Varsovie
NEWS Travel

siège social basé à Paris et bureaux de délégation à Bruxelles

experience

Séminaires, formations et petites conférences

L’organisation d’événements drainant jusqu’à 100 personnes, est le cœur de métier de ProPager. En 2018 :

  • 88 conférences mises en place pour la Commission européene dans différents pays de l'UE
  • 54 conférences et formations mises en place pour eu-LISA (principalement à Strasbourg et à Tallinn)
  • 98 conférences et formations pour EASO (principalement en Italie, en Grèce, en Bulgarie, à Chypre, en Autriche, en Belgique et en France, dans les capitales et dans de nombreuses villes régionales)

Actions : gestion des participants, voyages et hébergements, avec les lieux d’évènements, leurs équipements, matériel de conférence,…

Grandes conférences

L’organisation de conférences accueillant entre 150 et 800 participants est le second pôle d’activité de ProPager. En 2018:

  • Environ 15 grandes conférences organisées pour la Commission européenne dans différents pays de l'UE, parmi lesquelles : Recherche sur la sécurité - SRE à Bruxelles (800 participants), Sommet Startup Europe à Sofia (600 participants), Semaine internationale de la sécurité des produits (400 participants)
  • Environ 4 grandes conférences organisées pour eu-LISA et EASO (plus de 100 participants)

Actions : conception de l'événement, avec son identité visuelle, son site web, la gestion de ses participants, les voyages, les hébergements, les lieux d’événement, avec leurs équipements, le matériel de conférence, la production vidéo, l’assistance technique et logistique sur site,…

Grands événements supérieur à 8000 participants

ProPager a organisé de grands événements drainant jusqu'à 8000 personnes, principalement pour le Parlement européen:

  • European Youth Event (EYE): 2014, 2016 et 2018 à Strasbourg
  • Journée portes ouvertes du PE: 2015 & 2016 à Bruxelles, 2015-2017 à Strasbourg

Actions : gestion globale des événements allant des relations publiques avec les autorités et les médias, en passant par la conception des événements, leur identité visuelle, la gestion des participants et des partenaires, comme celle des fournisseurs, la logistique, les équipements, les stands, le matériel, la production vidéo, l’assistance technique et logistique sur site,…

Stands et expositions

ProPager a organisé plusieurs stands et expositions lors de salons internationaux :

  • Le stand DG RTD à la "Bio International Convention" de Boston (2018)
  • Le stand DG SANTE pour "International Green Week" à Berlin, au Salon de l’Agriculture à Paris (2015, 2016 & 2017) et au "Salone di Gusto" à Turin
  • Le stand DG MOVE au "World Travel Market" à Londre et le "Borsa Internationale del Turismo" (BIT) à Milan (2012)

Actions : coordination générale avec les organisateurs de salons et les fournisseurs, conception de stands et d'activités pédagogiques ou ludiques, gestion du personnel sur stands et lieux d'expositions, assistance technique et logistique sur site…

Road shows, Olympiades

ProPager Group a organisé des événements spécifiques comme :

  • Exposition itinérante (Road show) sur la citoyenneté européenne dans 12 pays de l’UE et dans 336 villes de 2004 à 2010
  • Olympiades de l’aide humanitaire - campagne de sensibilisation et événement final qui a pris la forme de jeux inter-cités en Slovaquie et en Italie

Actions: conception et réalisation d'événements, relations avec les autorités nationales et locales, relations médias, logistique,…

Concours et récompenses

ProPager Group a géré plusieurs concours et récompenses :

  • "Access City Award", DG JUST (UE entière), 2012 – 2014
  • "European Action on Drugs", DG JUST (UE entière), 2009 - 2010
  • DG HOME Concours multimédia «Migrants en Europe» (UE entière), 2010
  • DG HOME Concours sur les droits de l'enfant (ensemble de l'UE), 2006-2010
  • "Prix Natali" pour les journalistes, DG DEV (mondial), 2004-2010

Actions: promotion de l’événement, organisation des réunions du jury, relations médias, organisation des cérémonies de remise des prix,…

Campagnes de communication

ProPager Group a organisé des campagnes de communication:

  • EU Trade policy. What is it, why it matters” 2017->2019 – DG TRADE,
    21 pays de l'UE
  • My Healthy Family” – 2015, campagne d'information de la DG SANTE en Pologne et en Hongrie
  • Passengers rights” campagne, DG MOVE, dans 28 pays de l'UE, 2010-2012

Actions : identification des groupe-cibles, promotion de la campagne de sensibilisation, activités
liées aux réseaux sociaux, relations médias, publicité, analyse d'impact…

services

Conception graphique

Identité visuelle des événements - création de la ligne graphique, logo ... Mise en page des documents: programmes, bio intervenants, publications… Visuels pour stands, expositions, panneaux de signalisation ... Conception de matériel de conférence: badges, roll-ups, économiseurs d'écran, bannières, goodies…

Développement web

Création de sites Web pour des événements : structure et contenu
Gestion Web : mises à jour et rapports 
Inscription des participants

Voyage et hébergement

Services de réservation
(système Amadeus)
Outil de réservation en ligne
(application Amadeus)
Émission de titres de transport (24/24) Assurances professionnelles
Support de visa
Hotline
Négociation des tarifs avec les hôtels
Accord avec certaines chaînes internationales (Hôtels Accor)

Promotion et média

Identification des groupe- cibles et de leurs spécificités
Stratégie de promotion
Relations avec les médias (contenu et format)
Gestion des réseaux sociaux
Interactivité pendant les événements - impliquant le public via des systèmes de vote, Twitter, de murs interactifs

Stand & Expositions

Stand, concepts d'exposition
Assurer la liaison entre les organisateurs des foires expositions et les espaces retenus
Coordination de la production, montage, démontage
Concept d'activités pour impliquer les visiteurs
Assistance sur site

Lieux et équipement

Identification des lieux
Analyse des offres par rapport aux critères de sélection
Négociation de forfaits conférences
Visites et contrôles préliminaires sur place (selon le pays / la ville)
Liste des besoins et identification des fournisseurs locaux
Coordination et supervision du travail des sous-traitants
Montage et démontage

Gestion des participants

Inscriptions
(outil en ligne simple, formulaire jot) Accréditation
(badge, imprimantes, scanners QC)
Hotline disponible avant, pendant et après l'événement Informations pratiques (envoyées par courrier électronique, sur le site de l'événement)
Accueil et soutien sur place
(hôtesses, transports locaux, bureaux d'information)
Gestion des VIP: protocole, sécurité
Paiements des indemnités journalières Services post-événements : envoi / partage de documents, photos

Surveillance & rapport

La gestion de la qualité comprend:
Sélection rigoureuse des prestataires
Directives avec objectifs
Planification des actions avec des délais clairement définis
Les contrats
Surveillance régulière des services, éventuellement mesures correctives
Compte rendu avec les clients, les participants, le personnel et les fournisseurs
Rapport technique avec pièces justificatives
Rapport financier avec documents et factures correspondants
Leçons apprises appliquées aux prochains événements

Restauration

Identification des restaurants, traiteurs
Analyse et négociations (préférences pour les produits locaux, bio)
Collecte de demandes spécifiques (régimes alimentaires, allergies) au stade de l'enregistrement
Supervision de l'établissement et du respect de la qualité des aliments

Agence Européenne de Communication Citoyenne
78, Boulevard St Germain
75005 PARIS
[ +33 1 40 04 96 00 ]

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